Συνηθισμένες απορίες πελατών για το Σύστημα Εισροών Εκροών
Κάντε click πάνω σε μία ερώτηση για να δείτε την απάντηση

1. ΠΑΡΑΛΑΒΕΣ ΚΑΥΣΙΜΩΝ

1.1: Έχω δύο δεξαμενές του ιδίου προϊόντος οι οποίες είναι σιφωνισμένες θα μπορούσα να κάνω παραλαβή σε μια δεξαμενή πρώτα και να πουλάω από την άλλη;

ΟΧΙ. Δεν επιτρέπεται, γιατί όπως αναφέρει ο νόμος, κατά την διάρκεια της παραλαβής για το συγκεκριμένο τύπου καυσίμου (και όχι για την δεξαμενή), «..το σύστημα απαγορεύει την πώληση από τις αντλίες, προς αποφυγή σφαλμάτων».

1.2: Μπορώ να «κλείσω» την παραλαβή στο Σύστημα και να περάσω το τιμολόγιο μετά με την ησυχία μου;

ΟΧΙ. Η εισαγωγή του τιμολογίου πρέπει να γίνει κατά την διάρκεια και οπωσδήποτε πριν την λήξη της παραλαβής γιατί χρειάζεται να καταχωρήσετε την πυκνότητα του καυσίμου που αναγράφεται στο Τιμολόγιο, ώστε το σύστημα να κάνει σωστά την αναγωγή του όγκου στους 15°C, και να εκδοθεί σωστά το αυτόματα εκδιδόμενο δελτίο παραλαβής με την λήξη της παραλαβής, το οποίο και αποστέλλεται αυτόματα στην Γ.Γ.Π.Σ.

1.3: Το τιμολόγιο δεν αναγράφει την πυκνότητα, τι θα καταχωρήσω στο σύστημα;

Εάν στο τιμολόγιο αγοράς καυσίμου δεν καταγράφετε η πυκνότητα του καυσίμου, τότε επικοινωνήστε με τον προμηθευτή σας.

1.4: Αν κατά την διάρκεια της παραλαβής οι δεξαμενές γεμίσουν, τι θα κάνω με το περίσσευμα του βυτίου;

α) Εκδίδετε χειρόγραφα ένα Δελτίο Αποστολής και επιστρέφετε το περίσσευμα στον προμηθευτή σας. Για να εκδοθεί το «Δελτίο Παραλαβής» που εκδίδεται αυτόματα, θα καταχωρήσετε στο Σύστημα την συνολική ποσότητα που αναγράφει το Τιμολόγιο Αγοράς.
 β) Στην περίπτωση που το Βυτίο είναι ιδιόκτητο ή έχετε συμφωνήσει να μείνει το βυτίο στο πρατήριο σας και να αδειάσει μετά από ώρα, εάν δηλαδή το περίσσευμα ήταν προγραμματισμένο όταν δώσατε την παραγγελία, τότε θα πρέπει να είχατε ζητήσει από τον προμηθευτή σας να εκδώσει δύο συνοδευτικά παραστατικά (τιμολόγια), ώστε να έχετε την δυνατότητα να κάνετε δύο ανεξάρτητες παραλαβές, σε δύο διαφορετικούς χρόνους.

1.5: Αν κατά την διάρκεια της παραλαβής οι δεξαμενές γεμίσουν μπορώ τα περισσεύματα του βυτίου να τα πάω σε άλλο πρατήριο Ιδιοκτησίας μου;

ΟΧΙ. Στα τιμολόγια, από το νόμο, είναι υποχρεωμένος ο προμηθευτής σας να αναγράφει τον αριθμό Μητρώου της/ων δεξαμενής/ων σας που θα αδειάσει το καύσιμο και μόνο σε αυτή/ες νομιμοποιείται να κάνει παράδοση καυσίμου. Το περίσσευμα πρέπει να επιστραφεί με την έκδοση συνοδευτικού Δελτίου Αποστολής (βλέπε προηγούμενη ερώτηση).

2. ΔΕΞΑΜΕΝΕΣ

2.1: Μπορώ να αντλώ καύσιμο συγχρόνως σε περισσότερες από μία δεξαμενές για κάθε ακροσωλήνιο, αφού έχω βάνες και έχω αυτή την δυνατότητα;

ΟΧΙ. Κατά την διάρκεια λειτουργίας του Συστήματος Εισροών - Εκροών, το σύστημα κάνει συνεχώς ισοζύγιο σε κάθε συναλλαγή, ελέγχοντας την λειτουργία του ακροσωληνίου και της δεξαμενής. Για να είναι σωστό το Ισοζύγιο το Σύστημα ρυθμίζεται έτσι ώστε το κάθε ακροσωλήνιο να αναρροφά (τραβάει) από μία δεξαμενή. Εάν θέλετε το ακροσωλήνιο να τραβήξει από άλλη δεξαμενή, πρώτα θα μπείτε στις ρυθμίσεις του συστήματος για να το ορίσετε και μετά θα κάνετε την αλλαγή με την βάνα. ΠΡΟΣΟΧΗ εάν δεν κάνετε σωστά την αντιστοίχιση Ακροσωληνίου – Δεξαμενής υπάρχει περίπτωση να σας εμφανίσει μήνυμα κλοπής καυσίμου, που θα αποσταλεί αυτόματα στην Γ.Γ.Π.Σ. Από μία δεξαμενή μπορούν να αναρροφούν περισσότερα του ενός ακροσωλήνια

2.2: Μπορώ να έχω κάποια Δεξαμενή χωρίς να υπάρχει σύνδεση με αντλία που ελέγχεται από το Σύστημα ΕΙΣΡΟΩΝ - ΕΚΡΟΩΝ;

α) Αν έχετε δεξαμενή για Πετρέλαιο και δεν έχετε αντλία συνδεδεμένη, παρά μόνο αντλητικό, αυτό θα πρέπει να έχει Ηλεκτρονική κεφαλή με μη-μηδενιζόμενους Αθροιστές και πρέπει να συνδεθεί με το σύστημα Εισροών – Εκροών
β) Oλες οι Δεξαμενές πρέπει να έχουν αντιστοίχιση με τουλάχιστον ένα ακροσωλήνιο και να είναι συνδεδεμένες στο Σύστημα

γ) Αν η δεξαμενή είναι Εκτός λειτουργίας τότε θα πρέπει να αδρανοποιηθεί, σκεπαστεί ή ξεθαφτεί.

2.3: Τι γίνεται αν μια δεξαμενή είναι σιφονισμένη με άλλη και δεν υπάρχει σύνδεση με αντλία και αισθητήρα;

Απαιτείται να έχει και αυτή αισθητήρα μέτρησης στάθμης

2.4: Απαιτεί ο Νόμος να κάνω νέα ογκομέτρηση των δεξαμενών μου;

Ο νόμος αναφέρει ότι μέχρι τις 31-12-2013 γίνονται αποδεκτές οι υπάρχουσες ογκομετρήσεις εφ’ όσον είναι σωστές και μπορούν να δημιουργηθούν χάρτες σε χιλιοστά. Αν κατά την δοκιμαστική λειτουργία ή μετέπειτα υπάρχει απόκλιση πέραν του επιτρεπτού ορίου του 1,5%, τότε χρειάζεται να γίνει Νέα Πιστοποιημένη ογκομέτρηση.

2.5: Ποιό είναι το κατώτερο όριο άντλησης καυσίμου από την δεξαμενή;

Το ελάχιστο ύψος που μπορεί να μετρήσει η ηλεκτρονική βέργα μέτρησης είναι ίσο ή μεγαλύτερο από 120 χιλιοστά. Το κατώτερο όριο άντλησης είναι 1 με 2 εκατοστά πιο επάνω από το ελάχιστο σημείο μέτρησης του αισθητήρα. Αυτό όμως το ύψος επηρεάζεται από την θέση που έχει τοποθετηθεί ο αισθητήρας στην δεξαμενή, δηλαδή όσο πιο μακριά βρίσκεται ο αισθητήρας από τον διαμήκη άξονα της δεξαμενής, τόσο μεγαλώνει, μετρώντας από τον πυθμένα, το κατώτατο όριο άντλησης καυσίμου.

2.6: Μπορώ να μην εντάξω το Πετρέλαιο θέρμανσης στο Σύστημα Εισροών - Εκροών γιατί λειτουργώ το Ήφαιστος;

ΟΧΙ. Για όσο διάστημα τα δύο Συστήματα θα συνυπάρχουν τότε θα εκδίδονται αποδείξεις και παραστατικά και στα δύο συστήματα. Το μεν σύστημα Ήφαιστος ελέγχεται από τις Τελωνιακές Αρχές, το δε Σύστημα Εισροών - Εκροών δημιουργήθηκε από το Τμήμα Μετρολογίας του Υπουργείου Ανάπτυξης. Προς το παρών ισχύουν και τα δύο μέχρι νεότερης απόφασης από το υπουργείο Οικονομικών.

2.7: Μπορώ να γεμίσω το βυτίο μου με αντλητικό σύστημα που δεν είναι συνδεμένο στο σύστημα Εισροών - Εκροών;

ΟΧΙ. Απαιτείται οπωσδήποτε η σύνδεση με αντλία ή αντλητικό το οποίο φέρει ηλεκτρονικούς μη-μηδενιζόμενους αθροιστές και απαιτείτε η αυτόματη έκδοση αποδείξεων από το σύστημα Εισροών – Εκροών.

2.8: Πως θα καταγράψω τις πωλήσεις του Πετρελαίου στα βιβλία μου όταν το διανέμω με βυτίο;

Την απόδειξη που εκδίδει αυτόματα το σύστημα Εισροών – Εκροών την επισυνάπτετε στο Συνοδευτικό Δελτίο Αποστολής (Σ.Δ.Α.). Στο Σ.Δ.Α. αναγράφετε ότι «…εκδίδεται δυνάμει της Απόδειξης Λιανικής Πώλησης Α.Λ.Π. ΧΧΧΧΧ». Η Α.Λ.Π. δεν ενημερώνει τα βιβλία καθώς αυτά θα ενημερωθούν από τις αυτοτελείς παραδόσεις στους πελάτες και με τα αντίστοιχα Παραστατικά.

2.9: Τι γίνεται με το περίσσευμα που τυχόν θα υπάρχει στο βυτίο μετά την διανομή του Πετρελαίου;

Πρέπει να το επιστρέψετε στην δεξαμενή και θα πρέπει να ακολουθήσετε την σχετική διαδικασία και να θέσετε το Σύστημα Εισροών – Εκροών σε κατάσταση «ΕΙΣΑΓΩΓΗΣ». Με το τέλος της επιστροφής του καυσίμου στην δεξαμενή, το Σύστημα εκδίδει αυτόματα «Δελτίο Επιστροφής» το οποίο αποστέλλετε αυτόματα στην Γ.Γ.Π.Σ. Εάν πριν την Επιστροφή έχετε κάνει και παραλαβή Πετρελαίου στην ίδια δεξαμενή, τότε ενδέχεται να υπάρξει μία μικρή διαφορά στα λίτρα που θα εμφανιστούν στο Ισοζύγιο στους 15°C

3. ΠΑΡΑΣΤΑΤΙΚΑ

3.1: Ποιά παραστατικά εκδίδονται από το Σύστημα Εισροών – Εκροών;

Οι απαιτήσεις βάσει του Νόμου είναι:

        Όλα τα δελτία εκτός των αποδείξεων θα πρέπει να τα φυλάσσεται στο πρατήριο μιας και είναι ειδικά φορολογικά στοιχεία.

        3.2: Υπάρχει η δυνατότητα χρονικής καθυστέρησης στην έκδοση της απόδειξης ώστε να εκδώσω τιμολόγιο ή να ορίσω τον τρόπο πληρωμής;

        ΟΧΙ. Ο νόμος δεν επιτρέπει καθυστέρηση στην έκδοση της Απόδειξης Λιανικής, η οποία θα πρέπει να εκδίδεται αυτόματα και άμεσα. Για επιτηδευματίες στην Α.Λ.Π. πρέπει να αναγράφεται ο αριθμός πινακίδας του Οχήματος και το ΑΦΜ του επιτηδευματία. Τα στοιχεία αυτά πρέπει να καταχωρηθούν πριν ή κατά τη διάρκεια της παράδοσης ώστε η Απόδειξη Λιανικής που θα εκδοθεί αυτόματα (χωρίς επέμβαση χειρός) και άμεσα με την λήξη της παράδοσης (αμέσως μετά την επιστροφή του πιστολιού στην αντλία, την καταγραφή της πώλησης και της σήμανσης από τον Φορολογικό μηχανισμό) να φέρει όλα τα στοιχεία τυπωμένα επάνω της.

        3.3: Τι θα κάνω με τους Πελάτες Επί Πιστώσει για τους οποίους εκδίδω Δελτία Αποστολής και Τιμολογώ στο τέλος του Μήνα;

        Για τις επαναλαμβανόμενες χονδρικές πωλήσεις καυσίμων ο νόμος σας παρέχει την δυνατότητα να μην εκδώσετε Δελτίο Αποστολής και τιμολόγιο πώλησης, με τις εξής προϋποθέσεις:
        α) η εκδιδόμενη αυτόματα απόδειξη παραδίδεται στον πελάτη και
        β) συντάσσετε Διπλότυπη αθεώρητη κατάσταση και ένα αντίτυπο της κατάστασης αυτής παραδίδετε στον αγοραστή – επιτηδευματία στο τέλος της περιόδου που αφορούν τις πωλήσεις. Η κατάσταση αυτή αποτελεί δικαιολογητικό εγγραφής στα βιβλία του αγοραστή – επιτηδευματία.

        3.4: Τι γίνεται εάν κάποιος πελάτης θέλει τιμολόγιο αφού έχει εκδοθεί η Απόδειξη Λιανικής Πώλησης;

        Σε καμία περίπτωση δεν επιτρέπεται η ακύρωση των Αποδείξεων Λιανικής που εκδίδει το Σύστημα Εισροών – Εκροών.
        Αν ο πελάτης θέλει τιμολόγιο και στην Απόδειξη Λιανικής δεν έχετε αναγράψει τον αριθμό κυκλοφορίας του οχήματος ή/και το ΑΦΜ του πελάτη, τότε από το Εμπορικό-Λογιστικό Πρόγραμμα σας, εκδίδετε ΤΙΜΟΛΟΓΙΟ χωρίς σήμανση (βάσει του ΚΦΑΣ) στο οποίο αναγράφεται ότι «Εκδίδεται σε αντικατάσταση της Απόδειξης Λιανικής ΧΧΧΧ». Στο τιμολόγιο αναγράφονται τα πλήρη στοιχεία του πελάτη καθώς και ο τρόπος πληρωμής (Μετρητά, Πίστωση ή Πιστωτική Κάρτα). Τα βιβλία ενημερώνονται κατά την αποθήκη με τα στοιχεία της ΑΛΠ (η οποία διακινεί όλα τα είδη της αποθήκης, Στερεά και Υγρά) ενώ οι λογιστικές εγγραφές πωλήσεων / πελατών / ταμείου γίνεται από το Τιμολόγιο. Τυχόν συμψηφιστικές εγγραφές που απαιτούνται γίνονται δυνάμει του τιμολογίου.

        Αν ο πελάτης θέλει Δελτίο Αποστολής, τότε εκδίδετε Δελτίο Αποστολής σε αντικατάσταση της Απόδειξης Λιανικής και αναγράφετε επ ’αυτού ότι «Εκδίδεται σε αντικατάσταση της ΑΛΠ ΧΧΧΧΧ»

        3.5: Τι θα κάνω στο ταμείο μου εάν κάποιος πελάτης θέλει να πληρώσει με Πιστωτική Κάρτα αντί με μετρητά;

        Κατά την διάρκεια της Συναλλαγής και πριν βάλετε το ακροσωλήνιο στην θήκη του, έχετε την δυνατότητα να αλλάξετε τον τρόπο πληρωμής της Απόδειξης από «Μετρητά» σε «Πίστωση». Εάν δεν το κάνετε, όπως γνωρίζετε σε καμία περίπτωση δεν επιτρέπεται η ακύρωση των Αποδείξεων Λιανικής που εκδίδει το Σύστημα Εισροών-Εκροών.

        Τότε από το Εμπορικό – Λογιστικό πρόγραμμα σας εκδίδετε λογιστικό σημείωμα (χωρίς απαραίτητα έκδοση παραστατικού) που χρεοπιστώνει τα ταμεία μετρητών και των καρτών. Ο πελάτης λαμβάνει την Απόδειξη Λιανικής και το αντίστοιχο κουπόνι του μηχανισμού εκτέλεσης της χρέωσης (πιστωτικής κάρτας, κάρτας στόλου, κλπ)

        3.6: Συνοπτικά τι Ισχύει για τον ΚΦΑΣ για τις ΑΛΠ και τα Τιμολόγια;

        Γενικά ισχύουν τα πιο κάτω:
          Οι συμψηφισμοί των διορθώσεων και αλλαγών (αντικαταστάσεων) στις αποδείξεις Λιανικής γίνονται χωρίς την έκδοση παραστατικών

          3.7: Μπορώ να εκδώσω Αποδείξεις Λιανικής Πώλησης καυσίμων από άλλο πρόγραμμα;

          ΟΧΙ. Δεν επιτρέπεται η Έκδοση της απόδειξης από άλλο πρόγραμμα που δεν αποτελεί μέρους του συστήματος Εισροών – Εκροών. Οι αποδείξεις Λιανικής που παράγει το σύστημα εισροών – εκροών σε καμιά περίπτωση δεν μπορούν να ακυρωθούν είτε από το ίδιο το Σύστημα είτε μέσω Εμπορικού προγράμματος.

          Τα Εμπορικά - Λογιστικά προγράμματα που γεφυρώνονται με το σύστημα Εισροών – Εκροών έχουν Μονόδρομη Ροή Δεδομένων και πάντοτε από το σύστημα Εισροών – Εκροών προς το Εμπορικό - Λογιστικό πρόγραμμα.

          3.8: Πως θα καταγραφούν οι πωλήσεις του Πετρελαίου στα βιβλία όταν το διανέμω με βυτίο;

          Την απόδειξη που εκδίδει αυτόματα το σύστημα Εισροών – Εκροών την επισυνάπτετε στο Συνοδευτικό Δελτίο Αποστολής (Σ.Δ.Α.). Στο Σ.Δ.Α. αναγράφετε ότι «…εκδίδεται δυνάμει της Απόδειξης Λιανικής Πώλησης Α.Λ.Π. ΧΧΧΧΧ». Η Α.Λ.Π. δεν ενημερώνει τα βιβλία καθώς αυτά θα ενημερωθούν από τις αυτοτελείς παραδόσεις στους πελάτες και με τα αντίστοιχα Παραστατικά.

          4. ΒΛΑΒΕΣ

          4.1: Τι γίνεται αν χαλάσει ο υπολογιστής; Πως θα κόβω τις Αποδείξεις;

          Σε περίπτωση βλάβης του συστήματος Εισροών - Εκροών, το πρατήριο διακόπτει την λειτουργία του κατά το τμήμα που παρουσιάζει βλάβη:

          • Αν χαλάσει ο υπολογιστής, τότε το πρατήριο διακόπτει τη λειτουργία του πλήρως

          • Αν χαλάσει ο μηχανισμός σήμανσης, τότε παράγονται αποδείξεις Λιανικής και αναγράφουν «χωρίς σήμανση λόγω βλάβης ΕΑΦΔΣΣ» κατά τα οριζόμενα από τις οικείες διατάξεις

          • Αν χαλάσει ο εκτυπωτής αποδείξεων, τότε διακόπτεται η λειτουργία του πρατηρίου καθώς δεν μπορούν να τυπωθούν και παραδοθούν στους πελάτες αποδείξεις Λιανικής (το κόστος ενός εκτυπωτή είναι πολύ μικρό και μπορείτε έχετε ένα εφεδρικό εκτυπωτή στο πρατήριο σας)

          • Αν χαλάσει μια ηλεκτρονική βέργα μέτρησης δεξαμενής, σταματούν οι πωλήσεις από τα ακροσωλήνια που τροφοδοτούνται από τη δεξαμενή αυτή και δεν επιτρέπεται παραλαβή στη δεξαμενή αυτή.

          • Αν σταματήσει η επικοινωνία με μια αντλία, τότε η αντλία αυτή πρέπει να σταματήσει τις πωλήσεις.

          • Αν σταματήσει η επικοινωνία με το σύστημα εισροών (ηλεκτρονικές βέργες) σταματούν οι πωλήσεις και δεν επιτρέπονται παραλαβές.

          4.2: Τι γίνεται αν χαλάσει μια ποδοβαλβίδα και χρειαστεί να ανοίξει το δίκτυο, πως θα λειτουργήσω;

          Όταν θα ανοίξει η γραμμή της δεξαμενής τα καύσιμα των σωληνώσεων θα επιστρέψουν βίαια στην δεξαμενή και θα θεωρηθεί παραλαβή. Στην συνέχεια όταν αποκατασταθεί η βλάβη θα πρέπει να γεμίσει η γραμμή αλλά χωρίς να υπάρχει αντλία συνδεμένη και θα καταγραφεί στο σύστημα σαν «απώλεια καυσίμου»-κλοπή η οποία θα αποσταλεί και στην Γ.Γ.Π.Σ.
          Στην συγκεκριμένη βλάβη θα πρέπει να σταματήσετε την λειτουργία του πρατηρίου αν είναι εφικτό και να διορθώσετε την βλάβη για να μην υπάρχει πρόβλημα στο Ισοζύγιο.

          4.3: Τι γίνεται αν θέλω να καθαρίσω την δεξαμενή από ανάμιξη με λάθος καύσιμο ή από «σκουπίδια» ή από νερό;

          Θα πρέπει να γυρίσετε την συγκεκριμένη δεξαμενή και κατάσταση «Εξαγωγής» και μετά να βγάλετε όσο υγρό απαιτείται. Η συγκεκριμένη διαδικασία καταγράφεται και αναφέρεται στο Ισοζύγιο αλλά και αποστέλλεται στην Γ.Γ.Π.Σ. Αν δεν ακολουθήσετε αυτήν την διαδικασία θα καταγραφεί στο σύστημα σαν «απώλεια καυσίμου» - κλοπή η οποία θα αποσταλεί και στην Γ.Γ.Π.Σ. Αν η διαδικασία γίνει για ανάμιξη καυσίμου τότε θα πρέπει να εκδώσετε και Δελτίο αποστολής.

          Το Δελτίο Εξαγωγής θα πρέπει να παραμείνει στο πρατήριο.